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Medir para tomar decisiones y mejorar la productividad

Wikipedia, el recurso de información más consultado actualmente , define la toma de decisiones como el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración). La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial (aún cuando no se evidencie un conflicto latente)o de decidir el futuro de algo. De su definición claramente se deduce que es un proceso complicado, especialmente sin las herramientas adecuadas. Esperamos que, al finalizar de leer este artículo, no lo sea tanto, o al menos los lectores conozcan algunas herramientas a su disposición.

Construir de manera compartida la misión, la visión y los valores de una empresa es fundamental para que todos sus integrantes desarrollen todos sus esfuerzos en la misma dirección.La misión hace hincapié en lo que hace diferencial la empresa con respecto a sus competidores, la visión debe procurar inspirar el para qué, es decir, cómo queremos ver la empresa en un futuro a medio plazo, y los valores deberían delimitar cuál es el camino para llegar a esa visión.

Para que la misión, visión y valores de una empresa no se queden en una declaración de intenciones, es necesario trasladar estas ideas al día a día de la empresa e intentar cuantificar y cualificar de alguna forma como medir el grado de seguimiento de las mismas. Sin embargo, en muchas ocasiones nos encontramos un espacio entre las ideas y las acciones que en casos viene dado por la dificultad de actualizar en qué punto nos encontramos en al camino para llegar a esa visión, o en qué grado estamos trabajando de acuerdo a nuestra misión.

La productividad de las personas está relacionada de forma directa con la capacidad de concentrarse en un mismo objetivo, sin distracciones, durante el espacio de tiempo necesario para alcanzarlo. Las personas y los equipos de trabajo tienden a distraerse sin no cuentan con una brújula que les diga en cada momento cual es la dirección que deben tomar. Un sistema como el de Altersoftware, Keops, mucho más allá de los tradicionales ERPstradicionales para el sector, se constituye en esta brújula que organiza y aporta valor, sobre la más moderna base tecnológica, a los esfuerzos de estos equipos.

Existen herramientas en el mundo empresarial que nos ayudan a mantener los esfuerzos en el camino que la empresa ha determinado. Una de las más valiosas es el cuadro de mando integral (CMI) que desarrollaron en los años 80 los profesores Norton y Kaplan de la Universidad de Harvard en Estados Unidos.

El cuadro de mando es un conjunto de indicadores o KPI’S (Key Performance Indicator), que de una forma sencilla, te permiten ver si tu trabajo se acerca o se aleja de los objetivos que la empresa se ha marcado en los diferentes campos que la componen. Cuando se definen los objetivos se suele aplicar el acrónimo anglosajón SMART, ya que los KPI tienen que ser específicos (Specific), medibles (Measurable), Alcanzables (Achievable), relevantes (Relevant) y a tiempo (Timely). Claramente, a los ojos de cualquier lector, estos cinco principios son imposibles de medir, y por tanto seguir, cuando nos enfrentamos a datos de cada rama de la actividad de la empresa desintegrados, cuando la trazabilidad de los datos no es sino una palabra o una promesa y no una realidad o cuando la información no es clara o inmediata.

Adicionalmente, en el mundo agrícola existen multitud de particularidades exclusivas del sector que hacen más compleja la medición de esos indicadores. Para ello es necesario contar con tecnologías que integren toda la información, desde los insumos de campo a las entregas a cliente final y que permitan medir en cada instante y de forma sencilla cuál es el nivel de indicadores como la satisfacción del cliente, los plazos de cobro, el nivel de entrega, devoluciones, productividad de almacén, averías de maquinaría de campo, rendimientos por variedad, costes y todos aquellos puntos que sean relevantes para determinar si la empresa está más cerca de los objetivos que se ha marcado.

Keops es una solución informática para el mundo agrícola que, partiendo de una trazabilidad en todo los procesos de la producción, en una absoluta integración de datos en todas las cadenas de los procesos, sea cual sea su concepto, su origen y su destino y en una forma de organizar las funciones de los equipos de trabajo hacia su misión siempre basado en procesos automáticos, lo cual garantiza la ausencia de errores, permite obtener de forma “on line” y sin margen de error los KPIs que permiten a los directivos de las empresas que la toma de decisiones sea fácil, intuitiva y eficiente. ¿Cuántas decisiones toman al cabo del año los directivos de las empresas basadas en datos inconexos, incompletos o erróneos?

Clásicamente existe el cuadro de mando a nivel financiero, el de clientes, el de procesos internos, desde campo hasta entrega a cliente final y su seguimiento y fidelidad, y el de formación y crecimiento. Nos atreveríamos a decir, sin ni mucho menos minusvalorar a los miles de expertos que han defendido los cinco principios mencionados anteriormente, que quizás a la palabra SMART le falta la letra U: los KPIs deben ser entendibles ( Understandable). En este sentido, solo las características mencionadas anteriormente de Keops permiten huir de unos niveles de información que siendo excesivos, o no bien identificados, dificulten y entorpezcan el proceso de toma de decisiones.

Conseguir que esta información esté presente para todos los trabajadores de la empresa es fundamental para que tomen las iniciativas necesarias de la manera más rápida posible. La empresa conseguirá llegar antes a sus objetivos y estar más cerca de su visión. Solo un sistema totalmente basado en la más moderna tecnología Java como Keops permite esta extensión de la información que los KPIs pueden aportar a una organización.

Un sistema de gestión basado en el cuadro de mando integral aumenta de manera sustancial la productividad de la empresa, porque nos recuerda de forma constante cuál es la dirección que debe tomar para llegar a su destino. Antoine de Saint Exupery, escritor francés fallecido en 1944 decía que “El mundo entero se aparta cuando ve pasar a un hombre que sabe dónde va”. Keops ayuda a las empresas del sector a saber dónde van y como progresan en ese camino.

Y puestos a referencias bibliográficas, una última. Otro escritor, en este caso brasileño, Paulo Coelho, decía “Algunas veces hay que decidirse entre una cosa a la que se está acostumbrado y otra que nos gustaría conocer”. Desde Altersoftware lo suscribimos totalmente.

Manuel Mota López
Director Desarrollo de Negocio
Altersoftware S.L.
T: +34669775940
manuelmota@altersoftware.es
www.altersoftware.es

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