Se autodenominan comerciantes de frutas que se han convertido en especialistas en procesos. Durante dos años, los holandeses Christian Schouten y David van den Heuvel han estado construyendo una plataforma web en la que se almacena y comparte información en tiempo real sobre el estado de los envíos marítimos y la documentación de importación y exportación asociada. Desde febrero de 2021, han estado vendiendo el programa desde una sucursal en Dutch Fresh Port bajo el nombre de LogisticDocuments.com. "Dutch Fresh Port tiene una ubicación ideal entre los puertos de Róterdam y Amberes, donde llegan muchas frutas y hortalizas frescas. Adquirimos muchos conocimientos en este lugar. Dutch Fresh Port es la ubicación lógica y natural para nuestra empresa".
Este proyecto nació de las frustraciones que surgieron de la práctica del back office. Los desarrolladores de negocios Christian y David constataron durante su anterior experiencia laboral en Olympic Food Group que el transporte marítimo de frutas y hortalizas frescas requirió una enorme cantidad de operaciones administrativas. "Para transportar un contenedor desde Sudáfrica a Rusia hacen falta entre veinte y treinta pasos administrativos. Además, cada país tiene sus propios requisitos con respecto a la importación de mercancías y el 90% de los países todavía requieren documentos en papel en esta era digital. Debido a todas las reglas complicadas y diferentes entre países, a menudo sucede que los documentos incluso se envían en avión".
Herramienta única: información en tiempo real de los contenedores
LogisticDocuments.com ofrece una plataforma web en la que los importadores y exportadores tienen información en tiempo real sobre la ubicación de sus contenedores las 24 horas del día. ¿Dónde están los contenedores, se retrasan o no? "Hasta ahora, había que mirar una y otra vez el sitio web de la naviera correspondiente para obtener esa información. Nuestro programa notifica automáticamente si el viaje no sale de acuerdo con el plan". Además, el programa indica exactamente y en el momento adecuado qué documentos se necesitan para el envío de productos del lugar de origen al país o el cliente de destino. "Por supuesto, también se pueden utilizar hojas de Excel para esto, pero son propensas a muchos errores".
Plataforma conjunta con los socios de la cadena
El software está destinado a fomentar la cooperación entre los socios de la cadena. El licenciatario puede invitar a sus proveedores, clientes y otras partes interesadas a colaborar en la plataforma a través de diferentes portales. "Para cada servicio, cada socio de la cadena suele tener su propio sistema de almacenamiento de información, por lo que no existe un resumen completo. Nuestro programa centraliza la información, la documentación y las actualizaciones para que todos en la cadena sepan cuál es su situación y qué tiene que hacer. Queremos eliminar el uso de carpetas en el Outlook a donde llega la información de los socios de la cadena, para sustituirlas por una plataforma común con la descripción general del servicio en cuestión. El programa está basado en la nube, lo cual significa que los licenciatarios y los socios de la cadena en cualquier parte del mundo pueden trabajar juntos siempre que haya conexión a Internet. Quien tenga una suscripción puede utilizar la plataforma, desde el agricultor sudafricano hasta el supermercado en los Países Bajos. Nuestro programa tiene en cuenta todos los segmentos de la cadena".
Enfoque en las frutas y hortalizas
El software también podría utilizarse para otros tipos de productos (frescos). "Sin embargo, mantenemos el enfoque en las frutas y hortalizas, ya que nuestras experiencias laborales anteriores se han desarrollado en este sector. Entendemos los problemas con los que se enfrentan nuestros clientes y cuáles son las causas de sus frustraciones, pero también sabemos cómo podemos solucionar estos problemas. No hace falta que nos expliquen que un contenedor retrasado puede generar una pérdida de 10.000 €. Desafortunadamente, lo sabemos muy bien".
Se puede vincular al sistema ERP
En la primera mitad del año, Christian y David mantuvieron conversaciones con varios empresarios del sector hortofrutícola, incluidos los de Dutch Fresh Port. "Nos dieron un dato importante. Y es que a los empresarios les gustaría que la plataforma se pueda vincular a su propio sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), un sistema que soporta todos los procesos dentro de una empresa, como pueden ser los recursos humanos, las operaciones internas o la administración de existencias. No pudimos satisfacer esa demanda de inmediato, pero nos pusimos manos a la obra e hicimos todo lo posible para desarrollar rápidamente esa opción. Y lo logramos. Nuestro programa puede comunicarse con cualquier sistema ERP y sincronizar datos, lo cual tiene la ventaja, por ejemplo, de que no se tienen que ingresar datos varias veces y que el retraso de un contenedor es inmediatamente visible para todos los departamentos que necesitan saberlo. Pensemos en la gestión del almacén: sabiendo que un contenedor llegará con retraso, o al revés, con antelación, los responsables pueden ajustar el horario de trabajo de los mozos del almacén para conseguir la ocupación óptima en cada momento. En todos los departamentos y eslabones, las empresas pueden trabajar de forma más proactiva y flexible gracias a la información en tiempo real que ofrece nuestra plataforma".
La plataforma ideal
Dentro de cinco años, Christian y David creen que su propuesta será la plataforma ideal para todas las empresas que quieren gestionar sus operaciones logísticas en cooperación con los socios de la cadena, ya que esperan que la obligación de trabajar con documentos en papel –hoy en día en vigor en el 90% de los países– se habrá abolido. "Ya existen muchas soluciones digitales en términos de seguridad y autenticación de documentos. Si queremos hablar de sostenibilidad, ya es hora de que acabemos con todo ese papel. En esto es en lo que nos estamos enfocando y queremos ser pioneros y líderes en este ámbito. Gracias a nuestra especialización en el sector hortofrutícola, somos capaces de responder rápidamente a cualquier cambio en el mercado o la legislación".
Fuente: Dutch Fresh Port
Para más información:
Christian Schouten
Logistic Documents.com
Handelscentrum ZHZ 40A
2991 LD Barendrecht (Países Bajos)
Tel.: +31 (0)6 18 58 37 91
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