En apenas seis meses, Fresh Mushroom Europe (FME) pasó de llevar a cabo todos sus procesos en papel a registrarlos y administrarlos mediante Microsoft Dynamics con SI Foodware AGF. Fue todo un cambio para este productor y comerciante internacional de setas, pero también para la empresa que se encargó de instalarlo, Schouw Informatisering.
"Antes, prácticamente nadie en la empresa trabajaba con computadoras", relata Nick van Dun, interventor financiero de FME, "mucho menos la planta de producción, pero la situación ha cambiado radicalmente. Ahora, todos trabajan a diario con este programa y con escáneres de RF para recopilar datos, cargarlos en el sistema y mejorar la seguridad del proceso logístico". FME suministra su amplia gama de setas frescas a las cadenas de supermercados y al sector de la restauración.
Sistema nuevo
"Las setas son un producto maravilloso", comenta Els Verburg, gestor de la calidad de FME. Las ventas de setas están al alza gracias al creciente número de flexivegetarianos, y tienen mucha demanda entre quienes "optan por prescindir de la carne durante su día a día", según Verburg. Además de las setas cultivadas, FME ofrece también setas silvestres, que cuentan con un gran mercado en Europa. "Como gestor de la calidad, el nuevo programa me resulta muy intuitivo y posee muchas ventajas desde el punto de vista de la seguridad alimentaria y de la trazabilidad", continúa Verburg.
Hace unos tres años, la empresa comenzó a buscar un nuevo paquete de "software", ya que la trazabilidad es cada vez más importante y la empresa no deja de crecer. "No trabajábamos con un sistema ERP completo, sino que utilizábamos las computadoras sobre todo para administrar las finanzas", explica Nick Van Dun. En mayo de 2016, comenzaron a instalar la solución completa Microsoft Dynamics con SI Foodware AGF, y seis meses después empezaron a utilizarla sin tener que personalizar prácticamente nada.
Perseverancia
"Todo fue muy bien", afirma Mats Jacobs, asesor de Schouw Informatisering, que llevó a cabo el proyecto con un equipo de cuatro miembros fijos. "Para que haya que personalizarlo lo menos posible, es importante que todos —tanto el equipo como los gerentes del proyecto— se centren en ofrecer un buen apoyo a los procesos de la empresa para poder instalar la solución estándar SI Foodware AGF perfectamente. Nuestro equipo se reunía siempre el mismo día para trabajar en el proyecto y, de esta manera, completarlo rápida y eficazmente".
"Una vez empezado, tenemos que terminar el proceso entero", continúa Jacobs. "Dentro del sector de las frutas y las hortalizas, tenemos que tener en cuenta las temporadas, porque no queremos interrumpir la temporada y tener que retomarlo varios meses después". A pesar de los problemas técnicos que supondría que todos se centraran en otra cosa durante unos meses, tampoco es una opción inteligente desde el punto de vista del cliente. "Hay que instalar toda la administración en el sistema y, si lo dejamos a un lado, tenemos que volver a empezar", añade Verburg, ya que hay que actualizar los nuevos productos, los cambios en los deudores y los datos de los clientes en dos sistemas mientras dure la instalación.
Automatizar la planta de producción
Antes, no se registraba prácticamente nada a máquina en la planta de producción, pero ahora todas las líneas están equipadas con pantallas y escáneres de mano que registran cada paso del proceso. "Instalar el sistema en la planta de producción siempre es lo que más tiempo requiere", según Jacobs. "En contraste, los oficinistas suelen estar acostumbrados a utilizar programas informáticos, y el proyecto fue un desafío muy interesante porque lo instalamos todo al mismo tiempo en las oficinas y en la planta de producción".
Dado que no había que automatizar mucho aparte de las partes financieras en la planta de ventas, Schouw Informatisering tomó la delantera en este ámbito. "Es una manera agradable de trabajar porque los clientes tienen mucha fe en nosotros", comenta Jacobs, y Verburg añade: "A veces pensábamos que tendríamos que ajustar nuestro proceso de producción, pero al final no fue así". Por su parte, Van Dun está muy satisfecho por la colaboración: "Al trabajar juntos de una manera tan intensa y en tan poco tiempo, es importante que todos conectemos y nos dediquemos completamente al proyecto".
Ampliar el paquete
Un factor que hizo que el desafío fuera aún mayor es que FME se compone de dos sucursales, cada una con su propia manera de trabajar. "Para la instalación, era crucial que todos estuvieran juntos, y FME se esforzó mucho por lograrlo". Ahora, las dos sucursales trabajan juntas con el mismo paquete de "software", aunque sigue habiendo margen para cubrir las diferencias entre ambas. El sistema ya está en funcionamiento en ambas sucursales, por lo que pueden comenzar a pensar en ampliarlo de distintas maneras, como, por ejemplo, con un portal de productores.
"Por ese motivo, lo consideramos un sistema de aprendizaje", aclara Verburg. "Cuanto más trabajen con él, más posibilidades descubrirán". Jacobs corrobora este principio: "Cuando un cliente trabaja con el programa, se va dando cuenta de todas las posibilidades y de lo que quiere que haga el sistema, simplemente porque lo conoce mejor". Para estimular este aprendizaje, Schouw reúne a sus clientes y terceros en su "Food Community", donde pueden intercambiar sus experiencias. "De esta manera, los clientes descubren que hay otras empresas que también tienen los mismos problemas que ellos y confían más en la solución. Además, trabajamos con la 'Food Community' para continuar mejorando el programa", concluye Joris Kolff, de Schouw Informatisering.
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