En una época en la que los productores se enfrentan cada vez a más complejidades en la conducción de sus negocios, la necesidad de la tecnología para no quedarse rezagado sigue creciendo. Se necesita un equipo completo para gestionar los datos requeridos para dirigir una actividad importante. Para un negocio, es vital hacer un seguimiento de los datos de campo y oficina, así como de la gestión de los empleados.
Una empresa californiana ha creado un sistema en el que todos estos datos se consolidan en un único programa. PickTrace fue puesta en marcha hace unos años por los hermanos Steed, cuando vieron la necesidad de un programa de seguimiento para su explotación familiar de San Diego. Ahora, ofrecen el servicio a empresas del continente americano.
Harrison Steed dice que, cuanto más complejo es un negocio, mejor se adapta su sistema. "Gran parte de nuestros negocios los hacemos con grandes empresas agrícolas", señala. "Esto se debe a que nuestro sistema está diseñado para simplificar negocios complejos con muchas facetas. Por ejemplo, empresas con docenas de plantaciones diseminadas por varios lugares y aquellas con muchos productos diferentes".
¿Qué hace el sistema?
El sistema PickTrace, en esencia, recopila datos de las actividades agrícolas, como datos de cosecha, rendimiento de las máquinas, rendimiento individual y de equipo, así como datos de oficina, como el control de calidad y el pago de las nóminas. A continuación, consolida todos los datos en una aplicación que se puede configurar al gusto de la empresa.
"El sistema está dividido en dos partes: la recopilación y la interfaz", añade Steed. "La recopilación consiste en la introducción de todos los datos. Pueden ser datos del campo, como quién está cosechando, qué está cosechando y el ritmo al que lo hace. O podrían ser datos de pesaje de la planta de envasado. En ocasiones, esto se lleva a cabo con una aplicación de Android con la que se pueden escanear códigos de barras con el móvil, etc. Después, están el resto de datos de entrada, como los horarios de los empleados y otras funciones para las nóminas, así como datos sobre calidad. El próximo paso es la interfaz, donde se pueden contemplar todos los datos".
Explica también que el sistema se puede configurar basándose en permisos. Esto significa que la empresa puede elegir compartimentar los datos en función de aspectos como ubicación, departamento y posición. La intención es que la interfaz sea sencilla y práctica para el usuario.
¿Cómo está diseñado para ayudar?
Según los creadores, el sistema PickTrace está diseñado para minimizar los errores, además de para proporcionar datos precisos en tiempo real que después se puedan estudiar y gestionar de forma acorde. El objetivo es eliminar el máximo trabajo administrativo posible para garantizar una gestión precisa de los empleados.
"En un momento en el que los productores se enfrentan a una presión creciente para mantener bajos los costes, es importante ser lo más eficiente posible", subraya Steed. "Nuestro sistema está diseñado para que los datos operativos se puedan ver en tiempo real y así poder actuar en consecuencia. También puede servir como herramienta comparativa con la que ver datos de otro periodo de tiempo, o ubicación, dependiendo del tipo de datos que se quiera analizar y comparar. La gestión de empleados está pensada también para garantizar la ausencia de errores en cuestiones como los pagos, y para facilitar el trabajo del personal administrativo con las nóminas. Se trata de ser lo más rentable posible".
"El sistema se actualiza constantemente para reflejar los cambios de la legislación", continúa. "De esa forma, los productores no tienen que angustiarse por su cumplimiento y pueden estar seguros de estar adhiriéndose a todos los requerimientos en términos de seguridad alimentaria, salarios y descansos, etc. Hemos sido testigos de mucha 'fatiga normativa', pues con frecuencia los negocios tienen que absorber demasiada información sobre temas como seguridad alimentaria y condiciones de trabajo. En lo anterior se incluye el cumplimiento de la ley H2A, y garantizamos que todos los cálculos necesarios para ello sean correctos. Por tanto, nuestro sistema reduce el estrés y la pérdida de tiempo que conlleva este aspecto del negocio".
Instalación y formación
Steed explica también el proceso de adquisición del sistema. "Inicialmente, si una empresa está interesada, PickTrace llamará por teléfono para conocer las expectativas de la empresa y asegurarse de que el sistema sea compatible", relata. "Tras esta primera conversación, pasamos a una demostración o un tutorial del producto en la empresa, para mostrar cómo sería la interfaz en cada departamento".
Una vez la empresa haya quedado satisfecha con el producto y cómo se adaptará a su negocio, se hacen los últimos ajustes y se discute el contrato. Por último, PickTrace instala el sistema. Steed hace un resumen de lo que se incluye en este paso: "Siempre enviamos a alguien para poner en marcha el sistema", indica. "Esta persona se quedará en la empresa de dos días a dos semanas, dependiendo del contrato. Se encarga de enseñar a los empleados a utilizar el sistema y se asegura de que la transición se produzca sin problemas. Esto puede llevar una cantidad de tiempo variable, dependiendo de cómo funcione ya la empresa".
Una vez está en marcha el sistema, Steed hace énfasis también en la importancia que PickTrace concede a su servicio de seguimiento. "A cada empresa se le asigna un guía de proyecto con el que puede contactar en cualquier momento. También tiene acceso a un servicio de ayuda a cualquier hora del día los siete días de la semana durante la vigencia del contrato. Los contratos se renuevan cada doce meses. Le damos mucha importancia a nuestro servicio de seguimiento y nos aseguramos que se haga hincapié en el mantenimiento del sistema y en que los clientes se sientan cómodos".
Buen 2018
En la actualidad, PickTrace tiene clientes en Norteamérica y también en Centroamérica. Además, hace poco se ha expandido a Perú y está pensando en incorporar más clientes sudamericanos. Steed dice que PickTrace quiere asegurarse de que los clientes tengan acceso a una oficina local antes de la total expansión en una zona.
"Estamos buscando impulsar Chile pronto, al que seguirán otros países de Sudamérica", anuncia. "Antes de expandirnos en otra región, nos aseguramos de tener una oficina local de apoyo para atender a nuestros clientes. El nivel de ayuda es muy importante y queremos cerciorarnos de tener oficinas en la misma franja horaria".
Este año, la empresa planea lanzar algunos programas rediseñados. Dice que estas mejoras se reflejarán en la velocidad y el funcionamiento de la interfaz. "En febrero, relanzaremos nuestra interfaz con herramientas más potentes, y además será más rápida", avanza Steed. "Nuestra aplicación Android también está en proceso de rediseño. Será más rápida, más bonita y contará con más características. Estamos buscando vías de minimizar aún más los errores y de permitir al encargado hacer correcciones en el campo".
"Predecimos que, puesto que la tecnología desempeña un papel cada vez más importante en la vida del productor, el sistema de PickTrace se convertirá en una herramienta esencial para la gestión de datos. El futuro se presenta halagüeño y estamos deseando ponernos al día con las últimas tendencias para asegurarnos de que los productores sean lo más rentables y eficientes posible".
Más información:
Harrison Steed
PickTrace
Tel.: +1 (415) 295-1899