El 20 de diciembre de 2022 se aprobó el Real Decreto 1028/2022, por el que se desarrolla el Registro de Contratos Alimentarios: registro digital en el que deben inscribirse obligatoriamente aquellos contratos alimentarios que se suscriban con los productores primarios y las agrupaciones de estos, y sus modificaciones, antes de la entrega del producto objeto del contrato.
Aunque ya es posible subir documentos a ese registro, será a partir del 30 de junio cuando será obligatorio que los compradores de materias primas usen este Registro de Contratos Alimentarios, con la carga de trabajo administrativo que eso va a implicar.
El no cumplimiento de esta normativa implicará importantes sanciones de entre 3.000 y 3.000.000 €
“Existe una gran preocupación e incertidumbre por parte de muchas empresas productoras y comercializadoras, especialmente aquellas que mueven volúmenes importantes, ya que, con la nueva normativa, cada vez que realicen cualquier compra a sus proveedores tendrán que cumplimentar el contrato o adenda correspondiente, realizar la firma digital y subirlo al Registro de Contratos Alimentarios de la AICA, lo cual podría consumir mucho tiempo y ralentizar significativamente el negocio”, cuenta Daniel Cerqueiro, CEO de Docuten Tech.
“Esta tarea puede reducirse a segundos gracias a Docuten”
“Esta nueva normativa hará que las gestiones administrativas limiten el ritmo de las operaciones de estas compañías, que es lo realmente importante. Afortunadamente, esta tarea, que llevará aproximadamente unos 15 minutos por cada contrato de compra si se hace de manera manual, puede reducirse a segundos gracias a Docuten, una solución completa que hemos desarrollado con varios de nuestros clientes en el sector alimentario”, afirma Daniel.
De acuerdo con el representante de este software, con Docuten se puede automatizar el proceso, desde la firma digital de los contratos y adendas hasta el envío automático de esa documentación y modificaciones al registro, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente. “La verdad es que estamos recibiendo un gran interés por parte del sector”.
La solución: firma digital + automatización del proceso de subida al registro
El proceso de automatización comienza con el contrato entre comprador y proveedor. Docuten es una herramienta que permite enviar los contratos y firmarlos digitalmente por ambas partes, comprador y proveedor, de forma totalmente legal y segura.
“Las empresas del sector deben tener en cuenta que la propia Ley de la Cadena Alimentaria indica una serie de campos que deben estar incluidos, de forma obligatoria, en los contratos con los proveedores. En caso de hacerlo de manera física, en papel, es complejo asegurar que esos campos serán cumplimentados por los proveedores antes de ser firmados y registrados en el AICA. En Docuten, contamos con un sistema de plantillas que favorece que esos campos siempre sean cubiertos correctamente, a través de la creación de contratos tipo editables y la validación de los campos obligatorios”, sostiene Daniel Cerqueiro.
El proceso continúa con el envío automático al registro alimentario:
“Después de que los documentos estén firmados digitalmente, nuestra solución permitirá comunicarse automáticamente con el registro alimentario, sin necesidad de acceder a la página web del Registro Alimentario y subir los contratos uno a uno.
El cliente solo tendrá que iniciar el proceso clicando en un botón de la aplicación y nuestro sistema realizará automáticamente estos 3 procesos”, asegura el representante de este software.
“Para ello, nosotros nos encargaremos de todos los pasos necesarios para automatizar ese proceso.
- Identificación en el AICA.
- Subida del contrato y de los documentos complementarios que sean necesarios.
- Obtención del comprobante de registro: el administrador de firma o persona que ha enviado el contrato a firmar recibirá una notificación fehaciente, mediante correo electrónico, en la que se le informará de que el proceso ha sido completado satisfactoriamente”.
“Garantizamos la inalterabilidad del documento firmado y su custodia durante 4 años como indica la ley”
“Además, la normativa recoge la obligatoriedad de conservar, durante 4 años, no solo el contrato, sino también la documentación relacionada, incluida la correspondencia. En Docuten, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, ayudamos a cumplir con lo anteriormente expuesto, ya que podemos evidenciar las comunicaciones digitales, los anexos, así como garantizar la inalterabilidad del documento firmado y su custodia, durante 4 años, como obliga la ley, en una plataforma 100% segura y legal”, afirma Daniel.
El martes 6 de junio tendrá lugar un webinar sobre el Registro Alimentario junto a Grant Thorton. Haga clic aquí para registrarse y participar.
Para más información:
Daniel Cerqueiro
Docuten Tech S.L.,
T: (+34) 655 679 169
daniel.cerqueiro@docuten.com
www.docuten.com